この記事のポイント
- 生成AIは、議事録・メール・手順書・製品紹介文など「文章を書く仕事」の下書きから使い始めると効果を実感しやすい道具です。
- 進め方は「業務の棚卸し → 小さく試す → ルールを決める → 効果を測る → 広げる」の5ステップ。いきなり全社導入しないことがポイントです。
- 機密情報を入力しない、出力の事実確認をする、の2点は最初に決めておきます。
中小企業の生成AI活用は、まだ4社に1社
東京商工リサーチが2025年8月に公表した調査では、生成AIの活用を推進している企業は全体の25.2%で、大企業の43.3%に対して中小企業は23.4%でした。活用していない理由の1位は「推進するための専門人材がいない」（55.1%）です。
生成AIの活用を推進している企業の割合
裏を返せば、専門人材がいなくても始められる使い方を選べば、今から十分に差をつけられます。製造業の現場には、日報、会議の議事録、取引先へのメール、作業手順書、技術資料、製品の紹介文など、文章を書く仕事が意外なほど多くあります。生成AIはまさにこの「文章の下書き」が得意です。
業務別・生成AIの使い方
製造業で生成AIを使いやすい業務
- 会議の議事録の要約
- 社内通知・掲示文の下書き
- 規程やマニュアルの言い回しの見直し
- 問い合わせへの返信メールの文案
- 提案書・見積もり説明の構成案
- 商談前の業界情報の整理
- 作業手順書のたたき台
- 長い技術資料の要約
- 海外の取引先向けの翻訳
- 製品紹介文・展示会の案内文
- LP制作の構成案や見出し案
- SEO対策のためのよくある質問の洗い出し
一方で、最終的な判断、正確な数値の計算、最新情報の確認は生成AIが苦手な領域です。もっともらしい誤り（ハルシネーション）を書くことがあるため、出てきた文章は必ず人が確認してから使います。
失敗しない進め方5ステップ
生成AI活用の進め方
- 業務を棚卸しする文章を書く・まとめる仕事を書き出す
- 小さく試す1部署・1業務に絞って2〜4週間
- 社内ルールを決める入力してよい情報と確認の手順
- 効果を測るかかった時間を導入前と比べる
- 横に広げるうまくいった使い方を共有する
最初から全社で導入しようとすると、使い方がばらばらになり「結局使われない」状態になりがちです。まずは議事録の要約やメールの下書きなど、効果がわかりやすい業務に絞って試し、かかった時間がどれだけ減ったかを記録します。うまくいった指示文（プロンプト）を社内で共有すると、専門人材がいなくても使える人が自然に増えていきます。
使い始める前の注意点
- 機密情報・個人情報を入力しない。図面、顧客名、未発表の製品情報などは入力しないか、入力内容が学習に使われない法人向けプランや設定を選びます。
- 出力の事実確認をする。数値、固有名詞、法律や規格に関する記述は、必ず元の資料で確かめます。
- 既存の文章や画像に似すぎていないか確認する。社外に公開する文章は特に注意が必要です。
ルールの作り方は「社内で生成AIを使うときのルールづくり」で詳しく解説しています。
生成AIは製品の強みを伝えるWebマーケティングにも効く
生成AIは、社内の業務効率化だけでなく、製品や技術の強みを言葉にする作業にも役立ちます。現場の担当者に聞いた話をAIで整理し、お客様にとってのメリットに言い換えると、LP制作やSEO対策の土台になる文章が早くできあがります。ただし、検索やAIに評価されるのは、その会社にしか書けない一次情報です。AIで下書きをつくり、現場の数字や事例を人が書き加える、という役割分担を意識しましょう。
よくある質問
無料版の生成AIを業務に使ってもよいですか？
お試しには便利ですが、入力した内容がサービスの改善に使われる設定になっている場合があります。業務で使うなら、学習に使われない設定や法人向けプランを選び、機密情報は入力しないルールを決めてから使いましょう。
どの生成AIを選べばよいですか？
ChatGPT、Gemini、Claude、Microsoft Copilotなどがあり、文章の下書きであればどれも十分に使えます。社内で使っているMicrosoft 365やGoogle Workspaceと連携しやすいものを選ぶと、定着しやすくなります。
ITに詳しい社員がいなくても始められますか？
始められます。まずは1つの業務に絞り、うまくいった指示文をテンプレートとして共有するのがおすすめです。外部の研修を活用する方法もあります。
営業資料づくりへの応用は「生成AIで営業資料づくりを効率化する方法」で紹介しています。