社内で生成AIを使うときのルールづくり｜中小企業向けガイドラインの作り方

なぜ社内ルールが必要なのか

生成AIは便利な一方で、使い方を誤ると、機密情報の漏えい、誤った情報の発信、他者の権利の侵害といったトラブルにつながります。ルールがないと、「使ってよいのかわからないから使わない」社員と、「気にせず何でも入力する」社員に分かれてしまい、会社としての活用も安全も進みません。ルールは、社員が迷わず安心して使うためのものです。

参考にしたい公的なガイドライン

• AI事業者ガイドライン（経済産業省・総務省）：AIを開発・提供・利用する事業者向けの指針です。最新版は2026年3月31日公表の第1.2版で、生成AIを業務で使う会社は「AI利用者」として参考にできます。
• AIと著作権に関する考え方について（文化庁、2024年3月）：生成AIと著作権の関係を整理した資料です。2024年7月には、立場ごとの取り組みをまとめた「チェックリスト&ガイダンス」も公開されています。
• 個人情報保護委員会の注意喚起（2023年6月）：生成AIサービスに個人情報を入力する際の注意点が示されています。

社内ルールに入れたい7つの項目

生成AIの社内ルール 7つの項目

1目的と対象範囲何のために使うか、どの業務・誰が対象か

2使ってよいツール会社が認めたサービス・プランと設定

3入力してはいけない情報個人情報、顧客情報、図面、未発表情報など

4出力の確認事実・数値・権利の確認は人が行う

5社外に出すときホームページや資料に使う場合の確認手順

6相談窓口と教育迷ったときの相談先、研修や事例の共有

7見直しの時期半年に1回など、定期的に更新する

特に重要なのは、3の「入力してはいけない情報」を具体的に書くことです。「機密情報」とだけ書くと人によって解釈が分かれるため、「顧客の氏名・連絡先」「取引先との見積金額」「図面・設計データ」のように例を挙げます。

ルールづくりの進め方

生成AIの社内ルールのつくり方

1. 使い方の実態を聞く誰が、どんな業務で使っているか
2. たたき台をつくる7項目をA4で2〜3枚にまとめる
3. 現場の意見を反映使いにくい点・不安な点を聞く
4. 周知・研修良い使い方の例と一緒に伝える
5. 定期的に見直す新しいツールや法令に合わせて更新

最初から完璧なルールを目指す必要はありません。A4で2〜3枚の簡潔なものから始め、運用しながら直していくほうが定着します。たたき台づくりそのものに生成AIを使い、公的なガイドラインと照らし合わせて人が確認する、という進め方も効率的です。

ルールは「使うため」のもの

ホームページの記事やLPの原稿、SEO対策のためのコラムなど、社外に公開する文章を生成AIで作る場合も、同じルールを適用します。Googleは、AIを使ったかどうかではなく、内容の品質を評価すると説明しています。事実の確認と、自社の経験や事例を加えることで、AIを使いながらも信頼される情報発信ができます。ルールを整えることは、生成AIをWebマーケティングに安心して活かすための土台でもあります。

よくある質問

無料版の生成AIの利用は禁止すべきですか？

一律に禁止するより、「入力してよい情報」を明確にしたうえで、業務では学習に使われない設定や法人向けプランを使うと決めるのが現実的です。禁止すると、かえって隠れて使われる原因になります。

ルールはどのくらいの分量が必要ですか？

まずはA4で2〜3枚程度で十分です。長すぎると読まれません。7つの項目を押さえ、具体的な例を添えることを優先しましょう。

生成AIで作った文章をホームページに載せてもよいですか？

載せることはできます。ただし、事実の確認、他者の文章に似すぎていないかの確認、自社ならではの情報の追加は必ず人が行いましょう。

生成AIの使い始め方は「中小製造業のための生成AI活用はじめの一歩」で解説しています。生成AI活用の研修のご相談はお問い合わせからどうぞ。